电算化会计信息系统的优点和缺点

电算化会计信息系统的优点和缺点

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论文提要：会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命。它的运用和推广，必将使传统会计工作的职能来一个较大的变革。本文详细介绍了会计电算的功能和作用，国内外会计电算化的发展状况，以及深圳特区会计电算化的现状和发展前景。
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。它是用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计工作发展的需要，也是国民经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的需要。
一、会计电算化是特区会计改革的需要
深圳要发展外向型经济，各方面都要与国际经济渠道对接，仅在经济法规和技术标准上符合国际惯例是不够的，这只考虑到经济活动的静态特性，还必须使特区经济运作速率与国际经济运作速率“同步”，这是现代经济活动的动态特性。当今发达地区的经济信息时效性是以分为标度的，差之分秒，失之亿万。现代经济运作速度达到如此高速境界，是由于采用了以计算机为主要标志的现代信息技术的缘故。深圳处在我国改革开放的前沿，必须用信息社会的观念来了解和处理社会经济发展的各种问题。
会计是管理经济的一个工具，它本身也是一个经济信息系统。最近，深圳经济特区会计制度改革，正朝着以下几个方面的目标进行：
会计改革要与经济特区的经济特点相适应；
会计改革要与不断深化企业经济体制改革相适应；
会计改革要与经济往来国际化相适应；
会计改革要逐步实现会计核算的规范化、科学化和现代化，会计改革要运用辩证法，具一定的超前意识。
这无疑对特区的会计工作提出了更高的要求。为适应信息化社会的要求，为满足特区会计改革的需要，就必须采用以先进科学技术为手段的会计电算化技术，来替代落后的手工记帐的会计核算方式，提高微观经济管理水平，跟上现代经济高速发展的步伐。
会计电算化是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的交叉学科。其主要任务是研究如阿在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。会计电算化在经济信息管理诸领域中处于领先和核心地位，在整个业业的管理信息系统中，被称之为会计信息系统。它是一个组织处理会计业务，并为人们提供会计信息的实体，它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息对经济活动进行控制。具体说来，会计电算化具有如下功能：
（一）促进会计工作规范化，科学化和现代化
采用计算机进行会计核算，就对会计数据来源提出了一系列规范化的要求。会计数据在电算化处理过程中始终由计算机控制，数据输出由计算机打印，使会计信息做到了规范化、科学化和现代化，解决了手工操作中不规范，易出错，易遗漏等问题。
（二）促进会计人员职能转变
会计工作电算化后，会计信息由计算机处理，大大减轻了会计人员的劳动强度，使会计人员从繁杂的简单重复劳动中解放出来。这不但提高了会计工作的效率，而且会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理。以某企业为例，会计核算由计算机处理后，会计人员有了充分时间去做两头的工作，一是深入生产第一线了解生产经营的实际，及时组织节约控潜，二是加强经营分析预测，参与经营决策。电算化前后会计人员的岗位和工作内容有了很大变化：
1.总帐报表岗位改作内部审计岗位。原来在月底，总帐岗位月末结帐、对帐、汇总编表工作忙得团团转，经常要加班，现在这些工作由计算机来做，经验丰富的总帐会计可以改作内部审计工作。
2.出纳岗位改做内部银行工作。原是两人的出纳岗位——管理现金和银行出纳，电算化后，现金、银行出纳工作由一人来完成，另一出纳改做内部银行工作。
3.增设责任会计岗位，加强内部控制。过去成本核算岗位是3人，电算化后减为1人。
另两人搞责任会计，组建起了二级核算、三级管理的责任会计体系。
4.建立决策会计岗位，参与企业经营决策。过去销售及利税核算岗位的2人中，可抽出1人设立决策会计岗位，对市场、生产、销售、资金、成本、利润等在一定的时期内的变化及其发展趋势作出预测，并直接参与企业经营决策。
5.改变固定资产核算岗位的职能，扩大其工作范围。电算化后，由计算机完成固定资产增减变化，以及提取折旧、大修、查询、统计、编制明细表等。该岗位的工作转为技术改造，加强专项工程管理。
由于会计岗位的重新定岗，原由14人来完成会计核算工作，现只需5人，其余人员把工作重点由会计核算传向现代出管理，即开展预测和参与决策，从而加强了企业的财务管理，为企业经营决策起到了参谋助手的作用。
（三）促进会计理论研究和会计改革工作的不断发展
会计电算化不仅是会计核算手段和会计信息处理技术的变革，它还有利于将现代化的管理思想和管理方法引进来，建立预测、决策和管理控制系统，更好地为管理服务。
会计工作不但要对经济活动有事后核算和分析功能，而且要发展为进行事前预测和事中控制，这就可利用电子计算机及时处理技术，运用生产过程自控原理，把计划、预算或定额各项数据输入并存储在计算机中，作为标准项。当实际业务发生后，再把实际数据及时输入计算机，自动与计划、预算或定额标准项对比，如有偏离，及时输出信息，对受控系统进行调节，以保证计划、预算或定额的正常实施。为加强预测和决策功能，还可建立决策支持系统。该系统以三库为基础，即在日常核算基础上建立的数据库；把量本利分析、线。性规划、价值工程、投入产出、回归分析等方法以数学与程序存入计算机，建成方法库；对各项经济业务，在因素分析的基础上，运用方法库中的方法和数据库中的数据形成各种数学模型，建成模型库。通过数学模型求解，取得各种不同实施方案的预测数据，进行分析对比，为领导决策提供科学依据，为会计理论研究提出更科学的依据。
（四）为实现管理信息系统奠定基础就企业而言，50%以上的会计信息是一个综合性指标，具有涉及面广，辐射和渗透性强的特点。会计电算化以后，会计信息就能及时、准确、适用地反映企业的经济活力，从而形成会计信息系统。会计信息系统是企业管理信息系统中较大和主要的一个子系统，它能完成向企业外部报告财务状况和经营成果；在企业内部起到反映内部经营管理的作用，这为建立企业管理信息系统奠定了坚实的基础。
二、国内外会计电算化的发展
（一）国外会计电算化的发展全球范围会计电算化，是从50年代开始起步的。70年代以后，由于计算机技术发展，机件价格不断降低，特别是微型计算机和网络技术的出现，给会计电算化开辟了广阔天地。会计人员不再把会计电算化看成是技术人员的工作，而是积极参加到这一工作中来，成为这方面的专家。国际会计师联合会（IFAC）1987年10月在日本东京召开的第十三属世界会计师大会的中心论题就是会计电算化，这标志会计电算化在全球范围内进入新的发展阶段。
日本通产省1986年对制造业、批发商业和零售商业会计电算化的调查表明，在日本大型企业中，上述三个行业会计电算化的比例分别是88.2%、88.5%和76、2%；在中小型企业中，上述比例分别是61.5%、41.3%和55.5%.此外，会计软件产业（包括服务业），在西方发达国家已成为软件产业的一个重要分支，从会计软件的开发、销售和售后服务，分别由专业会计软件公司承担。由于专业化、商品化、社会化的服务，减少了用户自己开发软件带来的一系列麻烦，加快了会计电算化的进程。另一方面，50～60年代起在日本、西德、法国、香港等国家和地区兴起了一种服务
于税务审计的计算机服务行业——代理客户记帐业，即由会计师事务所等单位联合为中小企业代理记帐。由于这一方业的发展，促进了企业会计师事务所、计算中心三个层次的网络会计信息系统的建立。
由于会计信息处理关系到各方面的经济利益关系，工业发达国家对会计电算化管理非常重视。美国注册会计师协会（AICPA）1976年发布了“计算机应用系统开发实施指南”。
国际会计师联合会（IFAC）分别于1984年2月、10月和1985年6月公布了3个有关会计电算化的国际审计准则。这就是：“在电子数据处理环境下的审计”，“计算机辅助审计技术”和“电子计算机数据处理环境对会计制度和有关的内部控制研究与评价的影响”。
（二）我国会计电算化的发展
我国会计电算化起步较晚。1987年后，会计屯算化初步走上了有组织、有计划的发展轨道。1988年初，财政部对全国3万多个大中型单位的调查表明，有13.99%的单位开展了会计电算化工作。会计核算软件开发开始向通用化、专业化、商品化方向发展。如1989年9月和1990年4月，财政部通过了对先锋CP－800和用友会计核算软件的评审，以后陆续又有7、8个商品化会计核算软件分别通过了各省财政厅的评审。各级财政部门和业务主管部门加强了对会计电算化工作的管理，制定了相应的管理制度和发展规划。如1988年8月中国会计学会在吉林市举行了首届会计电算化学术讨论会，议题是会计电算化的通用化和规范化问题。1989年12月和1990年7月财政部分别颁布了“会计核算软件的几项规定”和“会计核算软件评审问题的补充规定”（试行），初步确立了我国会计电算化管理的框架，对会计核算软件提出了如合法性、适应性、正确性、完整性、真实性、及时性、强制性、保密功能、恢复功能等要求。并对会计核算软件评审，对会计核算使用单位的基本要求，会计核算软件使用单位以计算机替代手工记帐的审批，计算机替代手工记帐单位的会计核算资料的生成和管理等都作了详细的规定。1991年4月财政部会计事务管理司又发出了“关于加强对通过财政部评审的商品化会计核算软件管理的通知”。
与此同时，会计电算化理论研究也取得了一定成果，一些会计电算化专著相继出版。
由于科技投入，电算化专业人才也脱颖而出，并开始广泛地为社会培训各类电算化人才。
各种形式的会计电算化培训班也相继举办，会计电算化的广阔前景就在眼前，正如财政部会计事务管理司副司长余秉坚在先锋软件评审会上所说：“会计需要电算化，这是我国会计核算手段现代化的方向。”
三、深圳特区会计电算化现状与发展前景
在深圳特区，由于它的有利条件，许多单位都配备有电子计算机。但是到目前为止，会计电算化并未昔及。计算机在财会中的应用大约可分为下面5种情况：
（1）有些单位由于缺乏开发能力，机器闲置，或仅作打字机用；或根本没有计算机；
（2）有些单位计算机仅作单项数据处理，如工资核算、材料核算等；
（3）有些单位曾实现过用计算机来进行会计核算，但由于一方面系统不够完善，另一方面财会主管人员对计算机不够了解和信任，因而长期将手工核算与计算机处理并行。长
此下去，有些单位甚至甩不了手工，而甩掉了计算机，使电算化工作夭折（4）有些单位，会计龟算化工作开展得较好，基本上甩掉了手工帐本。但就整个企业或单位来说，可能分别都是独立的数据处理系统，如会讨、信息系统、销售系统、人事系统等等。
（5）少数单位已全面实现了计算机管理，建立了管理信息系统，多年联成网络，如深圳大学MIS系统等。
综上所述，已全部甩掉手工，实现会计电算化的单位不多。因此深圳应当加快实现会计电算化的步伐。可从下面几个方面着手：
1.各级领导应该重视会计电算化的推广。直到目前为止，不少人还认为会计电算化不属于会计领域，而是计算机技术人员的工作，因而贻误了经济领域中的科技进步，影响和挫伤了开展和推广会计电算化人员的积极性。在深圳特区的第二个10年里，要创深圳效益，就一要在提高科技水平方面下功夫，当今新技术的发展特点，是高速化、复合化、智能化和网络化。如何适应高新技术的发展，进行现代化管理，提高财务管理水平，以适应新形势发展的需要，是值得当今企业经营者深入思考的问题。
2.提高会计电算化在会计工作升级中的地位，推进企业实现会计电算化的进程。会计电算化是现代会计工作发展的必然趋势。但目前在企业会计工作达标升级中，虽有些地方已把会计电算化作为一个考核条件，但它在升级考评中所占的比重与它的重要性及在会计管理中的地位不相适应。为使企业会计电算化加快步伐，应提高企业会计工作升级考评中分数的比重。如明文规定：升二级的企业，必须基本上实现会计电算化；升一级的企业。
还要具备经济效益综合分析、资金管理及责任会计的实施等项管理工作的电算化。
3.开展会计电算化人才的培养工作。现代技术是复合化的。就学科来说，会计电算化是属于交叉学科，也是新学科。科学技术的发展本身使各学科间互相交叉和融合，然后产生新的学科和新领域，而取胜于新领域的必须是专才基础上的“通才”，也就是说必须有跨学科的知识。会计电算化的人才不仅要懂会计，而且还要懂计算机及信息和科学、管理科学等。目前这类人才是比较缺乏的。因而我们应当大力培养财会人员学习计算机技术、信息技术；计算机技术人员要学习会计业务，只有培养千百万这样的“通才”，才能加快电算化进程，提高会计电算化水平。
4.加强会计电算化管理。建议深圳市财政局成立关于会计电算化管理的专门机构，在深圳市范围内统管各企事业单位的会计电算化工作，其中包括：全面推广和促进会计电算化在全市范围内的实现；贯彻和监督财政部关于“会计核算软件管理的几项规定”等三个准则的实行，对会计核算软件组织评审及评审后的管理工作；组织全市范围内会计电算化培训工作等等。
5.加强会计核算软件的开发和利用。会计核算软件的取得有以下三种方式：
（1）购买商品化通用软件，由开发单位负责售后服务；
（2）各级主管部门在一定范围内推广的会计核算软件，免费提供或仅收取工本费；
（3）在特定单位开发和应用的会计核算软件，用户究竟来用哪一类会计核算软件，应根据本单位情况因地制宜。
对有开发能力的单位，组织会计人员和本单位的计算机应用技术人员共同开发研制。
共同参与到系统的调查和分析、系统设计、系统实现、系统调试和运行维护各阶段中去。
系统研制成功后，经过与手工并行运行3个月以上，如运行良好，开发部门应向财政部门或主管单位提出计算机替代手工记帐的申请，经审批后方可甩掉手工帐……
对于不具备开发条件的单位，可以购买商品化通用会计软件。购买通用软件，可节省时间，避免花费大量的人力，因而它确是一个方便和省力的办法。但商品化软件多数都进行了加密，维护和修改就有些困难，再则所谓“通用性”并非是绝对的，因而在购买时需注意：
（1）应注意考查通用软件的通用能力。如各种自定义功能是否能满足使用单位的要求，各种编码是否具有增、删、改维护功能等。
（2）应考查对本单位会计工作的适用程度，对外是否留有接口，它提供的文档资料是否满足现行制度的需要。
（3）应考查软件厂家的维护保证能力。
（4）应考查软件厂家版本更新情况。
（5）应考查软件运行的软硬件环境与本单位物力条件是否适应。
使用上级主管部门推广的软件，具有较强的适用性和行业内的通用性，在推广软件的周时，应注意帮助企业培养软件维护力量，还要组织一定技术力量帮助企业做好初始化以及维护工作。
6.建立计算机审计体系，保证会计电算化健康发展。随着会计电算化的实施和发展，会计核算形式发生了较大的变化，靠原有的审计方法难以完成审计任务，必须建立计算机审计体系，才能实施对电算化会计数据处理系统的审计；同时，会计电算化离开了审计监督也不可能健康发展。计算机审计一般包括以下儿个方面的内容：
（1）对系统设计的合理性、合法性进行审计。它是通过审查系统设计的文档资料、数据测试和运行观察来进行。
（2）对承担系统运行的组织机构、人员分工是否符合内部编制原则、是否有健全的管理制度等方面的审计，它是通过对系统管理制度的审查和现场调查来实现。
（3）对系统内部控制是否健全的审计，它是通过数据测试和参观演示来进行。
（4）通过查询、重新计算和处理，或利用审计软件，对处理结果和输出是否合理、合法和准确、可靠的审计等等。
最后，根据审查结果，对会计数据处理系统的设计，运行和处理结果的可靠性作出公正评价。我国计算机审计刚起步，国外已有丰富经验，我们需进一步研究和学习国外经验，建立完整的计算机审计体系。
深圳特区在实现会计电算化方面有许多有利条件。首先，在今年4月召开的市科技工作会议上，市领导已提出要“切实把特区经济建设转到依靠科技进步的轨道上来”，市民的科技意识日益浓厚，对新科技的要求也逐渐迫切，这为电算化的推广和普及奠定了良好基础。其次，深圳特区非常重视内地的高技术成果在深圳结果，仅今年6月份召开的深圳“92计算机高技术成果与产品展览会”上就有多家公司推出了“会计电算化”的不同软硬件成果。同时，深圳特区又是全国三大软件基地之一，因此，相信会计软件的新成果和新技术会层出不穷。另一方面，今年5月起特区的会计制度的改革，使全市企业会计制度夏规范化、统一化和科学化，这为深圳全面实现会计电算化铺乎了道路。目前，深圳市财政局正在筹建深圳市会计信息中心，这对会计电算化工作是一个有力的促进。只要各级领导充分重视会计电算化的工作，认识到这一工作的必要性和紧迫性，注意学习先进的经验和技术，相信深圳特区的会计电算化工作一定能迅速健康地发展，它将为深圳后十年经济跃上新台阶作出应有的贡献。